Qué es la trazabilidad de un producto y cómo se hace

La trazabilidad de un producto es un procedimiento ESENCIAL en la industria, debido a que permite hacer el seguimiento correspondiente a un artículo desde el mismo momento en que se hace su fabricación hasta que se entrega al consumidor.

En Captia vamos a hablar acerca del concepto, los objetivos, los tipos, etapas y otra información relevante respecto a la trazabilidad de productos.

¡Vamos a entrar en detalle!

¿Qué es la trazabilidad de productos?

Cuando hablamos de trazabilidad de productos hacemos referencia al seguimiento que se hace a un artículo durante toda su cadena de suministro. Es decir, en cada uno de los procesos que involucran al producto, los cuales son:

• Recolección de la materia prima.
• Fabricación y producción.
• Distribución hasta el consumidor final.

Con este proceso tu empresa podrá tener un control riguroso de todos los productos, siendo posible que sepas en cualquier momento cuál en qué etapa del proceso productivo se encuentra y qué materiales lo forman o donde ha podido usarse.

Objetivos de la trazabilidad del producto

Existen diferentes objetivos que se buscan alcanzar a través de la trazabilidad de artículos, los cuales te vamos a detallar a continuación:

• Localizar fácilmente donde ha podido usarse cualquier producto dentro de la cadena de suministro.
• Identificar ágilmente cuáles son los artículos que ha comercializado nuestra empresa.
• Verificar si existe stock disponible de un producto determinado y aplicar las acciones necesarias según corresponda.
• Retirar aquellos productos que tengan defectos de fabricación o estén provocando problemas de seguridad alimentaria.
• Obtener una información 360° del producto, desde antes de que llegue a nuestra empresa, pasando por la manipulación en nuestras instalaciones, hasta que se realiza su debida distribución.

¿Por qué es importante llevar un control de la trazabilidad de los productos?

Establecer un procedimiento de trazabilidad de productos en nuestra compañía, va a permitir que se logre reducir de forma efectiva la cantidad de errores que se puedan llegar a producir, lo cual es sinónimo de mayor calidad en los productos que serán entregados al cliente final.

Además, será posible que podamos identificar a tiempo aquellas materias primas que estén dañadas y provoquen afectaciones en la cadena de suministro. De esa manera, podrás hacer el rastreo INMEDIATO y tomar las medidas correspondientes.

También lograrás controlar todos los estándares de higiene que deben estar involucrados en cada una de las etapas logísticas. Así mismo, es una gran herramienta para corroborar que se está cumpliendo con la normativa vigente.

Regulación en España

Ahora que mencionamos lo de la normativa, es fundamental que conozcamos bajo qué regulación en España funciona la trazabilidad de productos.

Ésta se encuentra definida en el Reglamento 178/2002, específicamente para el sector de alimentos. Allí se contempla a la trazabilidad: “como la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución”.

De esta manera, se considera como una herramienta de gestión del riesgo, que ayuda en la tarea de retirar los alimentos a los que se les haya detectado algún tipo de problema y que puedan ocasionar afectaciones en la salud de los consumidores.

Además, el sector farmacéutico, a través del Real Decreto 725/2003 del 13 de junio, precisa que todos los fabricantes, laboratorios y mayoristas deben informar a las farmacéuticas aquellos datos claves con los que sea posible conocer la trazabilidad de un medicamento.

Tipos de trazabilidad de un producto

Al hablar de trazabilidad de producto podemos distinguir entre diferentes tipos, los cuales son: trazabilidad de un producto hacia atrás, trazabilidad interna de un producto y trazabilidad de un producto hacia adelante. Vamos a ampliar toda la información respecto a sus características:

Trazabilidad de un producto inversa o hacia atrás

Este primer tipo de trazabilidad se enfoca en el origen de las materias primas que se emplean para la fabricación de determinados productos. Por lo tanto, siempre hará referencia al proveedor de productos con los que se va a trabajar.

Trazabilidad interna de un producto

Este segundo tipo de trazabilidad se refiere al seguimiento y control que debe hacerse cuando el producto se encuentra en las instalaciones, puede ser para manipularlo o conservarlo.

Suele ser de mucha importancia para cualquier empresa, teniendo en cuenta que toda la responsabilidad de esta trazabilidad girará en torno a la compañía.

Trazabilidad de un producto directa o hacia adelante

Por último, al hablar de este tipo de trazabilidad, debemos mencionar que se enfoca en distinguir el destino, en el producto terminado, en la forma en que el artículo saldrá de las instalaciones de la empresa y el tipo de transporte que se va a emplear.

En este sentido, se ve implicado tanto el producto como el cliente que se dispondrá a recibirlo.

¿Cómo hacer la trazabilidad de un producto?

Para hacer la trazabilidad de productos en cualquier empresa, es indispensable conocer antes, cuáles serán esos criterios que se van a definir en el denominado plan de trazabilidad.

Al momento de hacer la trazabilidad de productos debes tener en cuenta ciertas especificaciones, como son:

• Características físicas de los productos y de conservación y almacenaje.
• Listas de materiales o de consumos de cada producto terminado.
• Posibles incompatibilidades con otros productos a fabricar o materias primas.

Etapas de la trazabilidad del producto

Como ya habíamos mencionado anteriormente, para implementar un sistema de trazabilidad, es IMPRESCINDIBLE que se establezca un plan de trazabilidad. Para ello, deben seguirse 5 etapas, que vamos a detallar enseguida:

Establecer los criterios para agrupar los productos

Para empezar, es fundamental que definas qué criterios se van a emplear para hacer la agrupación de los productos y cómo se hará el registro en el sistema. Generalmente, suele hacerse la clasificación por lotes, y cada lote posee una numeración única la cual debe ir incluida en cada etiqueta.

Dicha codificación deberá utilizarse durante toda la cadena de suministro, con lo cual se podrá hacer una fácil identificación de todos los productos. Una agrupación precisa de los productos va a conllevar a que sea menos la cantidad de artículos que deban retirarse del mercado en caso que presenten algún problema.

Diseñar un sistema para el control de registros

La segunda etapa contempla un paso bastante importante para garantizar que la trazabilidad de productos funcione de la forma adecuada. Se trata de la creación de un sistema en el que sea posible unificar toda la información respecto al registro de los productos que se van a utilizar.

En este sentido, los registros que deben tenerse en un sistema de trazabilidad son los siguientes:

• Ingreso de materias primas y otros productos en la empresa.
• Detalle de cada uno de los procesos de fabricación o transformación.
• Identificación y registro de producto semielaborado y producto terminado.

Utilizar un sistema de identificación

Esta tercera etapa contempla la integración de un sistema de identificación con el cual sea posible realizar un seguimiento del producto desde los tres tipos de trazabilidad de producto, que como veíamos antes son: directa, interna e inversa..

Para que esto sea posible,el número de lote debe estar en albaranes, informes, etiquetas y facturas. A su vez, es necesario que se incluyan otros datos como son:

• Fecha y hora de entrega.
• Cantidad y tipo de artículos entregados.
• A quién se ha entregado el producto.
• El transporte que fue utilizado para la entrega.

Gestión de las incidencias

En esta cuarta etapa de la trazabilidad de un producto, la empresa debe implementar distintos protocolos con los cuales se puedan atender las incidencias que se puedan presentar con un producto.

De esa forma, deben existir acciones concretas, ágiles y eficientes, con las que se logren disminuir los riesgos de los consumidores frente a un producto defectuoso.

Chequeo del plan de trazabilidad

Finalmente, la última etapa contempla un test para determinar que todo lo que se ha venido estableciendo en el plan de trazabilidad está funcionando de manera correcta.

Para que pueda efectuarse dicha acción, suele incluirse un sistema de revisión de los distintos registros, así será posible verificar problemas o desviaciones, y de esa manera se podrán tomar las medidas preventivas correspondientes.

Cómo automatizar la trazabilidad de un producto

Con el avance tecnológico todas las industrias se han visto en la necesidad de implementar sistemas de gestión automatizados que faciliten el registro de la información de una manera rápida, eficiente y precisa.

Tanto es así, que la automatización de la trazabilidad de productos es un mecanismo ideal para disminuir los errores que puedan presentarse durante la operación.

Por ejemplo, al automatizar procesos como el almacenaje o el alistamiento de pedidos, se cumplen con los estándares de higiene y seguridad para la mercancía y los empleados encargados de la instalación.