CÓMO GESTIONAR DE FORMA EFICIENTE LAS ÓRDENES DE TRABAJO EN UNA INDUSTRIA

La gestión eficiente es esencial para mantener una operación fluida y productiva en cualquier industria. Las órdenes de trabajo son una herramienta crítica para la planificación y control de la producción, lo que permite a las empresas cumplir con sus objetivos y plazos de entrega.

En este sentido, un programa para órdenes de trabajo puede ayudar a las empresas a maximizar la eficiencia, reducir costes, mejorar la calidad de los productos y aumentar la satisfacción del cliente. Sin embargo, el manejo inadecuado de éstas, puede llevar a retrasos, errores en la producción y pérdida de tiempo y dinero. Por lo tanto, es fundamental que las empresas cuenten con un software de órdenes de trabajo que sea efectivo y eficiente.

¿Qué es una orden de trabajo?

Es un documento utilizado para instruir y gestionar una tarea específica dentro de una empresa. Debe incluir información como el nombre de la tarea, los detalles de la tarea, los recursos necesarios para completarla, la fecha límite, los costes estimados y los responsables de la tarea.

En términos generales, es un documento que se utiliza para mejorar la planificación y organización de proyectos en una empresa. Es un documento clave que cubre varios aspectos esenciales, entre los cuales se incluyen:

• Establecer reglas claras para asignar, ejecutar, presupuestar y liquidar tareas.
• Planificar las intervenciones necesarias, lo que incluye el tipo de tarea, su alcance, las fechas programadas y los recursos necesarios.
• Proporcionar un registro que sirve como prueba y garantía de los servicios que se realizarán.
• Facilitar el seguimiento y monitoreo de las tareas y actividades a través del tiempo, permitiendo el control de su progreso y el ajuste necesario para cumplir los plazos y objetivos establecidos.

¿Qué tipos de empresas necesitan gestionar sus órdenes de trabajo?

Todas las empresas que realicen algún tipo de trabajo, ya sea de producción, mantenimiento, reparación o servicios, necesitan gestionar sus órdenes de trabajo. Esto incluye empresas de manufactura, construcción, instalación, reparación, mantenimiento, servicios de tecnología de la información, entre otros.

Esta es una práctica común en una amplia gama de industrias, ya que permite a las empresas planificar y controlar su producción y operaciones de manera efectiva. Al utilizarlas, las empresas pueden optimizar sus recursos, mejorar la calidad de los productos y servicios, y aumentar la satisfacción del cliente al cumplir con los plazos y requisitos.

En resumen, cualquier empresa que tenga que gestionar tareas específicas y limitadas en tiempo y recursos puede beneficiarse de la implementación de un sistema de gestión de órdenes de trabajo.

¿Cómo se elabora una orden de trabajo?

La elaboración de una orden de trabajo depende del tipo de trabajo que se va a realizar y de la empresa que lo gestiona, pero en general, los pasos a seguir son los siguientes:

Identificación del trabajo

Comprender la naturaleza del problema o tarea a realizar, y las necesidades para abordarlo es fundamental. La persona encargada de ejecutar el trabajo debe asimilar esta información y comprender las acciones que deben llevarse a cabo.

Al igual que se debe identificar el tipo de trabajo que se va a realizar, también es importante conocer la maquinaria, los equipos y herramientas, los recursos humanos y materiales necesarios para realizar la tarea. Además de ubicación y nombre de la instalación o área donde hay que realizar el trabajo.

Descripción

Es imprescindible describir el trabajo de manera detallada, incluyendo el alcance, la duración, las condiciones de seguridad, las normas y procedimientos que se deben seguir. Por ejemplo, si se va a realizar un mantenimiento fuera de la empresa es importante incluir:

• Los datos para contactar con los usuarios implicados.
• El tipo de trabajo a realizar.
• Los días en los que se realizará y en qué horario.
• El plazo establecido para hacerlo.

Asignación

También es necesario asignar el trabajo al personal encargado de ejecutarlo, especificando las responsabilidades y tareas que se deben cumplir. Así, se elegirá al técnico de mantenimiento más idóneo para ejecutar la tarea, a fin de asegurar el éxito del mantenimiento realizado y mantener la buena imagen de la empresa.

Programación del trabajo

En este sentido, también es necesario programar el trabajo en función de su prioridad y la disponibilidad de los recursos, estableciendo las fechas de inicio y finalización, y las fechas límite para su ejecución.

Presupuesto

Para ello, se deben estimar los costes del trabajo, incluyendo los costes de mano de obra, materiales y equipos, y establecer el presupuesto necesario para su completa realización.

Aprobación de la orden de trabajo

La orden de trabajo requiere de la aprobación por parte de los responsables de la empresa y del cliente, si corresponde. Por ello, ésta debe contener las firmas necesarias de los encargados de emitirla, al igual que los sellos correspondientes.

Cierre o informe

Una vez aprobada la orden de trabajo, se procede a ejecutar el trabajo según las especificaciones y los plazos establecidos. Luego, se cierra la orden, se realiza la revisión final y se entrega el trabajo.

Por último, es necesario registrar y documentar el trabajo una vez finalizado, de manera que sea posible dar seguimiento y tener la información relevante para otros procesos similares.

Como un punto extra, es conveniente incluir en ellas información adicional como los registros de mantenimiento previo de los equipos que se utilizarán, manuales de máquinas o herramientas menos comunes, fichas técnicas, y notas u observaciones pertinentes.

Tipos de órdenes de trabajo en una industria

En una industria, se pueden encontrar varios tipos dependiendo del trabajo que se va a realizar y del área de la empresa que lo gestiona. Algunos de los más comunes son:

• Órdenes de trabajo para mantenimiento preventivo: estas se utilizan para llevar a cabo la revisión y el mantenimiento programado de los equipos y máquinas, con el objetivo de prevenir fallos o averías que puedan afectar la producción.
• Mantenimiento correctivo: sirven para resolver fallos o averías en los equipos y máquinas que hayan sido detectados durante la producción, con el objetivo de restablecer su funcionamiento.
• Para la producción: se utilizan para planificar y programar la producción, definir los recursos necesarios, y asignar las tareas y responsabilidades a los trabajadores.
• Proyectos: son para la gestión de proyectos, planificando las tareas y actividades necesarias, estableciendo los recursos necesarios, y definiendo los plazos y presupuestos.
• Departamento de Compras: útiles para la gestión de compras, definiendo los requisitos de los materiales o equipos necesarios para la producción, estableciendo los proveedores, y estableciendo fechas de entrega y presupuestos.
• De seguridad: para gestionar y llevar a cabo medidas de seguridad en la empresa, planificando y programando las tareas necesarias, y definiendo los recursos necesarios.

Como se observa, dentro de una empresa los tipos de OTs son múltiples, por ello es indispensable contar con un sistema de gestión que permita planificar, programar y ejecutar las tareas de manera eficiente, para garantizar el correcto funcionamiento y la productividad de la industria.

Ventajas de gestionar las órdenes de trabajo con un software o app

La gestión de las órdenes de trabajo con un software o app ofrece numerosas ventajas a las empresas, entre las que se destacan:

• Ahorro de tiempo: permite crear y asignar de manera más rápida y eficiente, reduciendo el tiempo que se invierte en la gestión manual de documentos.
• Planificación y programación más efectivas: se puede planificar y programar las tareas y los recursos de manera más efectiva, permitiendo optimizar la producción y reduciendo los tiempos de inactividad.
• Mayor precisión y calidad en la información: se evitan errores humanos y se garantiza la calidad y precisión de la información registrada, lo que ayuda a tomar decisiones más informadas y precisas.
• Acceso remoto a la información: permite el acceso remoto a la información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita el seguimiento de las tareas en tiempo real y la toma de decisiones a tiempo.
• Mayor transparencia y trazabilidad: facilita la supervisión y seguimiento del trabajo realizado y permite identificar posibles problemas para tomar medidas correctivas. En Captia contamos con experiencia en desarrollo de software de trazabilidad industrial.
• Integración con otros sistemas: puede integrarse con otros sistemas de la empresa, como el software de gestión de inventario o el sistema de gestión de compras, logrando una gestión más completa e integrada de los procesos de la empresa.

Cómo gestionar las órdenes de trabajo eficazmente

Gestionar las órdenes de trabajo eficazmente es esencial para mantener la productividad, la calidad y la rentabilidad de una empresa. Algunos consejos para lograr una gestión efectiva son:

Centraliza toda la información en un único lugar

Mantener toda la información en un solo lugar te permitirá tener un mayor control sobre los trabajos realizados, conocer quién es responsable de cada solicitud y su estado, y evitar duplicidad de tareas.

Prioriza cada petición de servicio

Es fundamental establecer una serie de reglas estandarizadas que te permitan priorizar cada petición de servicio. Un coordinador debe identificar qué tareas requieren atención inmediata y cuáles tienen mayor valor para tu empresa.

Asegúrate de que se están realizando las tareas

Para evitar retrasos y complicaciones, todas deben estar sujetas a aprobación y posteriormente, enviar una notificación al cliente o usuario final para informarle sobre el cambio de estado de su solicitud de servicio.

Utiliza la tecnología móvil

Las aplicaciones móviles simplifican la administración de órdenes de trabajo y permiten comunicarse, en tiempo real, con otros técnicos o coordinadores, acceder a documentos y completar estas asignaciones de forma remota.

Aprende de los resultados

Una vez finalizado el trabajo, es importante analizar los resultados para conocer la rentabilidad del servicio y la eficiencia del trabajador. De esta manera, podrás aprender de los errores y mejorar continuamente tus procesos de negocio.

Implementa un software de gestión de órdenes de trabajo

La implementación de un software permitirá una mejor organización, una mayor eficiencia en la asignación de tareas, el registro del trabajo realizado y la rentabilidad de los servicios.

El software de gestión de órdenes de trabajo que puedes solicitarnos en Captia tienen una serie de características únicas que los distinguen de los sistemas de gestión convencionales. Algunas de estas son:

1. Almacenamiento en la nube: utiliza la nube para almacenar y acceder a la información, logrando un acceso rápido y fácil desde cualquier lugar y dispositivo.
2. Automatización: automatizan muchas tareas, como la asignación de trabajos, la programación de citas y el seguimiento del progreso. Desde Captia podemos ayudarte a implementar un RPA en tu fábrica.
3. Comunicación: facilitan la comunicación entre los técnicos y los clientes mediante notificaciones y mensajes en tiempo real.
4. Análisis de datos: permiten una mejor toma de decisiones y una planificación más eficiente.
5. Integración con otros sistemas: se integran con otros sistemas, como los de gestión de activos, permitiendo una mejor coordinación entre los diferentes departamentos de la organización.
6. Acceso a información histórica : ayuda a los técnicos a tomar decisiones informadas y a resolver problemas de manera más eficiente.