Qué es el control de incidencias y para qué sirve

La producción de las empresas de manufactura depende de un engranaje perfecto que integra tecnología y personas. Independientemente de que se cumplan con las medidas de seguridad y mantenimiento, así como de equipación y formación del personal, los imprevistos ocurren. El 76% de las crisis de las empresas interrumpen procesos y servicios de negocio críticos, según un estudio de PWC. Implementar un sistema de control de incidencias palía las consecuencias de estas crisis y, además, las previene, lo que supone un ahorro de costes y tiempo.

Pero no solo eso, el control de incidencias es un proceso vital para mejorar la organización del trabajo y los procesos de producción

¿Qué es el control de incidencias?

Hay incidentes que se conocen por la alerta que dan los propios operarios; otros, no son perceptibles al ojo humano y solo se detectan con el producto rematado o, peor todavía, cuando ya está en el mercado. Una pieza defectuosa, un embudo en la cadena de producción, una máquina que disminuye su eficacia… todo esto puede suceder en un día de trabajo y paralizar una fábrica entera.

El sistema de control de incidencias se basa en un software, debidamente personalizado para cada empresa según su actividad y necesidades, que permite a las fábricas identificar cualquier desviación en el proceso productivo.

Esta tecnología previene errores de mantenimiento y de gestión de la producción. Si estos llegan a suceder, aligera los tiempos de respuesta y colabora tanto en la identificación del problema como en las pautas a seguir para su solución. Esto se traduce en una reducción de sus consecuencias, que merman la eficiencia de la cadena y pueden suponer cuantiosas pérdidas económicas para la empresa.

El primer paso para alcanzar una gestión integral a este nivel es conocer todas las etapas de producción de la fábrica y recopilar datos a tiempo real. Para ello las empresas deben implementar la tecnología adecuada, a través del conocido como Internet de las cosas (IOT), y monitorizar la planta. Gracias a la implantación de sistemas en cadena que transfieren datos a través de redes inalámbricas conseguiremos que toda la fábrica esté conectada.

La información que nos proporciona esta monitorización funciona como un mapa pormenorizado de la actividad en la planta. Este nos guiará en su gestión, especialmente de dos maneras:

• Mantenimiento predictivo: es el que atañe a aquellas tareas rutinarias que se llevan a cabo en las fábricas para garantizar el buen estado de la maquinaria, como pueden ser las revisiones periódicas o las renovaciones. Gracias al software GMAO (acrónimo de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador o CMMS, Computerized Maintenance Management System) optimizaremos estas acciones, cumpliendo con todas las medidas de seguridad necesarias y previniendo los temidos incidentes.
• Mantenimiento correctivo: a pesar de que ejecutemos un buen mantenimiento predictivo, los accidentes ocurren. Es aquí cuando más relevancia adquiere la trazabilidad, la capacidad de rastrear todos los pasos dados en la fabricación del producto, desde las materias primas hasta su puesta en el mercado. Gracias a esta información podremos solventar un error de manera ágil. Si, por ejemplo, detectamos que una pieza sale de la cadena defectuosa, el sistema de control nos ayudará a localizar en qué punto exacto se está produciendo el error y a qué se debe, lo que nos permitirá corregirlo.

Ventajas de implementar un sistema de control de incidencias

Identificar una amenaza o problema permite proteger el éxito de la producción evitando pérdidas.

1. Eficiencia. El control de incidencias alerta de los problemas o amenazas de manera inmediata e indica con precisión dónde se está produciendo el error. Esto permite a los operarios y encargados de fábrica acometer soluciones de manera rápida, por tanto, la cadena permanecerá parada solo el tiempo estrictamente necesario.
2. Precisión. Poder identificar el punto exacto de la incidencia y el motivo es clave para una respuesta eficaz. Además, la rigurosidad y detalle nos permiten conocer más y mejor las necesidades y debilidades del proceso de producción y tomar decisiones al respecto.
3. Costes. Cuanto menos tiempo transcurra entre un incidente y su resolución, menores serán las pérdidas: la cadena se restablece rápidamente, los operarios evitarán tiempos muertos y los sobrantes de producción serán mínimos. Pero, además, un buen sistema de control de incidencias ayuda a identificar mermas en el funcionamiento, incluso cuando no se ha producido ningún incidente, con lo que permite suprimir costes innecesarios.
4. Ahorro de recursos. Conocer los procedimientos y analizarlos lleva a las empresas a poder gestionar de manera más eficiente los recursos implicados en la fabricación y, por tanto, adecuarlos a las exigencias reales. Esto repercutirá tanto en materiales y maquinaria como en los propios operarios.
5. Calidad. El producto final cuenta con un extra de calidad, pues se garantiza que durante su montaje o preparación se han seguido todos los pasos con exactitud.
6. Empleados. Un buen sistema de control mejora el rendimiento de los operarios y procesos para evitar tareas repetitivas.
7. Simplificación. Las hojas de datos y tareas pendientes, la ineficacia comunicativa, la incertidumbre, la dilatación del tiempo de respuesta… todos estos inconvenientes y tareas farragosas desaparecen gracias a la automatización.

Consejos para gestionar de forma efectiva el control de incidencias

Los softwares facilitan y automatizan los procesos de resolución, pero es necesario seguir unas buenas prácticas.

Ante una crisis debe abrirse un informe de incidencias. El objetivo es analizar todos los aspectos con dos finalidades. La primera y más inmediata es darle solución de la mejor manera posible. La segunda, crear un repositorio que nos ayudará a prevenir futuros contratiempos y a encararlos si se llegan a producir, pues quizás no se trata de un hecho aislado, sino de una desviación o carencia persistente, pero que no había sido detectada

Una vez solventada la crisis no debe darse por cerrado el proceso. Llega el momento de analizar lo ocurrido para extraer enseñanzas que permitan una mejora continua de las respuestas. Por tanto, un informe debe contener:

1. Descripción de lo ocurrido
2. Datación, con lugar, día y hora.
3. Personal que ha dado la alerta
4. Cómo se comunicó a la empresa
5. Cómo se solucionó
6. Qué personal estuvo implicado en su resolución
7. Qué gravedad tuvo
8. Un seguimiento de la resolución
9. Propuesta de mejoras

Cómo comunicar las incidencias de una fábrica

La implicación de todos los trabajadores en el control de incidencias es clave. Los operarios están en primera línea de producción y, por tanto, son los que en muchas ocasiones alertan de un problema. Además, también suelen participar en la resolución, bien gracias a su experiencia, bien adoptando nuevos procesos que mejoren la producción. Por tanto, solo con la formación y sensibilización de los empleados se puede lograr un buen control de incidencias.

Es fundamental establecer protocolos. Estos determinarán la relevancia de las alertas, jerarquizarán los pasos de actuación y designarán el personal responsable en cada etapa

Un software de control de incidencias vuelve sencilla una tarea que de otra manera sería imposible de acometer. Protegerse de los imprevistos es protegerse de pérdidas económicas, pero también salvaguardar el prestigio de la marca y el talento que alberga.